Cómo navegar por las notificaciones del IRS o del FTB: Qué hacer cuando reciba una

Introducción

Recibir una carta del IRS o de la Franchise Tax Board (FTB) de California puede ser estresante, pero no siempre significa que haya un problema grave. De hecho, millones de contribuyentes reciben avisos cada año, y la mayoría son asuntos rutinarios como falta de información, correcciones menores o verificación de ingresos.

Los avisos son especialmente comunes en los meses posteriores a la temporada de impuestos, ya que el IRS y la FTB comienzan a cotejar su declaración de impuestos con los datos comunicados por los empleadores, los bancos y otras fuentes. Si algo no concuerda, se genera automáticamente un aviso.

Aunque es importante tomarse en serio los avisos fiscales, la clave está en mantener la calma y actuar con prontitud. Muchos asuntos pueden resolverse rápidamente si se abordan a tiempo, pero ignorar un aviso puede acarrear sanciones añadidas, intereses u opciones limitadas de resolución.

Los profesionales fiscales, como los de Prado Tax Services en San Leandro, ayudan regularmente a los contribuyentes a entender y responder correctamente a estos avisos, asegurándose de que no se enfrentan al IRS o al FTB solos o desinformados.

¿Por qué ha recibido un aviso fiscal?

Las notificaciones de impuestos del IRS o del FTB de California pueden llegar por una variedad de razones. La mayoría no son auditorías, son simplemente notificaciones de que algo en su declaración no coincide con sus registros o que se necesita más información.

Estas son las razones más comunes por las que los contribuyentes reciben notificaciones:

1. Ingresos omitidos o no declarados

Si un empleador, cliente o institución financiera informa de ingresos (como un W-2 o 1099) que no se incluyeron en su declaración, el IRS o FTB puede enviar un aviso para conciliar la diferencia. Este es uno de los desencadenantes más comunes, especialmente para los trabajadores “gig” o aquellos con múltiples fuentes de ingresos.

2. Errores matemáticos o ajustes de cálculo

A veces, el IRS o el FTB corrigen errores simples en los cálculos de sumas, restas o créditos. Estos cambios suelen reflejarse en un saldo actualizado o en el importe de la devolución.

3. Verificación de créditos o deducciones

Es posible que se le pida que verifique su derecho a determinados créditos o deducciones fiscales, como el crédito por ingresos del trabajo, el crédito fiscal por hijos o la condición de cabeza de familia. Esto es especialmente común si no se presentaron documentos justificativos.

4. Verificación de la identidad

Si el IRS o el FTB sospechan de un robo de identidad o ven una actividad sospechosa (como una declaración duplicada), pueden enviarle un aviso pidiéndole que verifique su identidad antes de procesar su declaración o reembolso.

5. Ajuste del saldo adeudado o del reembolso

Si su declaración dio lugar a un reembolso o impuesto adeudado mal calculado, un aviso puede indicar la diferencia y proporcionar instrucciones de pago u opciones para impugnarlo.

6. Solicitud de documentos justificativos

Algunos avisos solicitan documentación de respaldo sobre ingresos, gastos o personas a cargo. No se trata de auditorías, pero deben tomarse en serio y responderse con cautela.

7. Cuestiones específicas de California (FTB)

El California Franchise Tax Board puede emitir avisos relacionados con cuestiones de residencia, ingresos estatales no declarados, impuesto sobre el uso o mandatos de seguro médico. Los avisos a nivel estatal suelen seguir a los ajustes del IRS, pero también pueden surgir de forma independiente.

Un aviso no siempre significa que haya hecho algo mal, pero sí que debe prestar atención. En la mayoría de los casos, responder adecuadamente y a tiempo puede resolver el problema sin necesidad de tomar más medidas.

Cómo leer y entender el aviso

Cada notificación fiscal contiene detalles importantes, y comprender esos detalles es el primer paso para resolver el problema. No la deseche ni asuma lo peor. En lugar de eso, tómese unos minutos para revisarla línea por línea.

1. Identifique el número de notificación

Cada notificación del IRS o del FTB incluye un número único en la esquina superior derecha o izquierda, por ejemplo, IRS CP2000, LT11o FTB 4600. Este número le indica de qué trata la notificación. Puede buscarlo en Internet para obtener más contexto o pedir aclaraciones a un profesional fiscal.

2. Compruebe el ejercicio fiscal

La mayoría de los avisos indicarán qué año fiscal está siendo referenciado. Asegúrese de que está mirando la declaración correcta antes de tomar ninguna medida.

3. Entienda lo que se está ajustando o solicitando

Los avisos suelen incluir una sección de resumen en la que se explica:

• Lo que se informó frente a lo que recibieron
• Cualquier cambio propuesto en su declaración
• La razón del cambio
• Si necesita enviar documentos, realizar un pago o tomar otras medidas

Algunos avisos pueden mostrar una “propuesta de importe adeudado”, ésta no es una factura definitiva a menos que usted esté de acuerdo con ella o no responda antes de la fecha límite.

4. Busque los plazos de respuesta

La mayoría de las notificaciones le dan 30 días a partir de la fecha de la carta para responder. Algunos permiten más tiempo, pero es mejor actuar dentro de ese plazo inicial. Ignorar el plazo puede acarrear sanciones, intereses o menos opciones de resolución.

5. Revisar las opciones de contacto

El aviso indicará un número de teléfono y, a veces, una opción segura en línea para responder. Si no está seguro de qué hacer, hablar con un profesional fiscal antes de llamar directamente al IRS o al FTB puede ayudarle a prepararse y evitar complicaciones innecesarias.

Comprender lo que dice su aviso, y lo que no dice, es clave para resolverlo con eficacia.

Qué hacer y qué no hacer cuando reciba una notificación

Recibir una notificación fiscal puede ser inquietante, pero la forma en que responda marca la diferencia. He aquí algunas cosas claras que debe y no debe hacer para guiar sus próximos pasos:

DOs:

HACER: Leer atentamente el aviso

No la hojee. Lea cada línea del aviso, incluidos los detalles sobre por qué se ha enviado, qué se pide y cuál es el plazo. Cada sección puede contener instrucciones importantes que afecten a cómo debe responder.

HACER: Compararlo con su declaración de la renta

Coteje la información del aviso con una copia de su declaración presentada. Busque:

• Importes de ingresos que no coinciden
• Créditos o deducciones cuestionados
• Estado de presentación o solicitudes de dependientes que se están revisando

Esto le ayudará a verificar si la notificación es exacta o si ha habido algún error.

HACER: Reunir todos los documentos justificativos

Si el aviso hace referencia a información que falta o no está verificada, reúna documentos como:

• W-2s, 1099s o 1098s
• Recibos o registros de deducciones
• Pruebas de las personas a cargo (por ejemplo, certificados de nacimiento, expedientes escolares o médicos)
• Extractos bancarios o de corretaje

Tenerlos preparados acelera el proceso de respuesta.

HACER: Responder con prontitud

La mayoría de las notificaciones conceden 30 días para responder. Esperar demasiado puede acarrearle sanciones, intereses o perder la oportunidad de recurrir. Si necesita más tiempo, puede solicitar una prórroga, pero no dé por hecho que es automática.

HACER: Guardar una copia de todo

Haga y conserve copias de la notificación, de su respuesta y de cualquier documento que envíe. Envíe siempre las respuestas por correo utilizando correo certificado con seguimiento si responde por correo postal.

NO HAGA

NO Ignorar el aviso

Aunque crea que se trata de un error o que no puede pagar, ignorar el aviso sólo empeora las cosas. Las multas y los intereses pueden acumularse rápidamente y, en algunos casos, pueden iniciarse gestiones de cobro.

NO Entre en pánico o se apresure a pagar

No todos los avisos exigen un pago. A veces, el IRS o el FTB simplemente solicitan aclaraciones o documentación. Sólo pague una vez que haya verificado que el aviso es correcto y entienda lo que se le debe.

NO Llame sin prepararse

Si el aviso incluye un número de teléfono y piensa llamar, tenga preparados sus documentos y dese tiempo. Los tiempos de espera pueden ser largos y tendrá que verificar su identidad antes de que puedan ayudarle.

NO Caiga en estafas

Ni el IRS ni el FTB iniciarán el contacto por teléfono, correo electrónico o texto. Si recibe una llamada o un mensaje inesperado exigiéndole el pago, es probable que se trate de una estafa. Remítase siempre al aviso oficial enviado por correo.

Manejados correctamente, la mayoría de los avisos pueden resolverse sin mucho estrés.

Responder al IRS o al FTB

Una vez que entienda el aviso y confirme lo que le pide, el siguiente paso es responder de forma clara, completa y dentro del plazo. Su respuesta dependerá de si está de acuerdo o en desacuerdo con el aviso.

1. Si está de acuerdo con el aviso

Si la notificación es correcta y está de acuerdo con los cambios:

• Siga las instrucciones para confirmar o firmar la notificación (algunas pueden exigir una respuesta firmada).
• Si vence un pago, envíelo antes de la fecha indicada utilizando el método indicado, cheque, pago en línea o estableciendo un plan de pago.
• Conserve copias de todos los documentos, confirmaciones de pago y de la propia notificación.

Consejo: Incluso si está de acuerdo, sigue siendo una buena idea mantener informado a su profesional fiscal, especialmente si esto puede afectar a la declaración del próximo año o a los pagos estimados.

2. Si no está de acuerdo con la notificación

Si el IRS o el FTB cometieron un error o pasaron información por alto:

• Redacte una explicación clara por escrito indicando por qué no está de acuerdo.
• Incluya copias (no originales) de cualquier documento que apoye su posición.
• Utilice el sobre de devolución proporcionado o siga la dirección postal indicada en el aviso, los diferentes avisos pueden ir a diferentes departamentos de IRS/FTB.
• Si no está seguro de cómo redactar su respuesta, considere la posibilidad de que un profesional la revise antes de enviarla.

3. Cuándo modificar su declaración

Si el aviso señala un error real en su declaración original, por ejemplo, ingresos que olvidó incluir o deducciones que se reclamaron incorrectamente, es posible que tenga que presentar una declaración enmendada:

• Utilice formulario 1040-X del IRS para las declaraciones federales.
• Utilice Formulario 540X de California (o corrija la declaración FTB en línea) para las declaraciones estatales.
• Asegúrese de adjuntar todos los documentos pertinentes y de explicar claramente qué se modifica y por qué.

Un profesional fiscal puede ayudar a garantizar que las declaraciones enmendadas se preparen con precisión y que se dirijan directamente a la notificación.

4. Disputas y recursos

Si está en total desacuerdo con un cambio propuesto y dispone de documentos justificativos, puede tener derecho a:

• Solicitar una reconsideración (común con las notificaciones CP2000)
• Presentar un recurso formal a través de la Oficina de Apelaciones del IRS o del Proceso de Protesta del FTB

Estas opciones tienen normas y plazos específicos, por lo que es mejor actuar con tiempo y consultar a un profesional si es necesario.

¿Qué ocurre si debe impuestos y no puede pagarlos?

Deber dinero al IRS o FTB puede sentirse abrumador, especialmente si no lo esperaba. Pero la buena noticia es: tiene opciones. Ambas agencias ofrecen planes de pago estructurados y programas de alivio diseñados para ayudar a los contribuyentes a saldar lo que deben sin dificultades adicionales.

1. Opciones de pago del IRS

1. Pague la totalidad (la mejor opción si es posible)
   Si puede pagar el saldo en su totalidad antes de la fecha de vencimiento indicada en el aviso, hágalo en línea en https://www.irs.gov/payments, por cheque o a través de su cuenta en línea del IRS.
2. Plan de pago a corto plazo (180 días o menos)
   Si necesita un poco de tiempo, el IRS ofrece planes a corto plazo sin comisión de apertura. Puede solicitarlo en línea si su saldo es inferior a 100.000 dólares.
3. Acuerdo de pago a plazos a largo plazo
   Para importes mayores o plazos más largos, solicite un plan de cuotas mensuales. Se aplica una comisión de apertura, pero los reintegros automáticos pueden reducir el coste. Asegúrese de que los pagos son constantes para evitar impagos.
4. Oferta de compromiso
   Si realmente no puede permitirse pagar el importe total, puede que reúna los requisitos para saldar su deuda tributaria por menos. Estas son difíciles de conseguir la aprobación y requieren documentación financiera detallada.
5. Retrasar temporalmente el cobro
   Si se enfrenta a graves dificultades financieras, el IRS puede marcar su cuenta como: “Actualmente No Cobrable”.” Esto retrasa las acciones de cobro, pero los intereses siguen acumulándose.

2. Opciones de pago del FTB de California

1. Pague en línea o con cheque
   Puede pagar directamente en https://www.ftb.ca.gov/pay/ o por correo con el comprobante de pago facilitado en su notificación.
2. Acuerdo de pago a plazos (hasta 60 meses)
   Si su saldo es inferior a 25.000 $ y puede pagarlo en cinco años o menos, puede solicitar un plan de pago en línea o por teléfono.
3. Ayuda por dificultades financieras
   El FTB puede ofrecerle pagos reducidos o aplazados si puede demostrar dificultades financieras. Tendrá que aportar documentación sobre ingresos, gastos y bienes.

3. Alivio de sanciones

Tanto el IRS como el FTB ofrecen Reducción de multas por primera vez si tiene un buen historial de cumplimiento. También puede optar a una desgravación debido a:

• Catástrofes naturales
• Enfermedad grave o muerte en la familia
• Otra causa razonable

Solicitar la exención suele requerir una explicación por escrito y, a veces, documentos justificativos.

Adeudar impuestos es manejable, siempre que se comunique a tiempo y elija la vía de resolución adecuada.

Cuándo buscar ayuda profesional

No todas las notificaciones requieren un experto fiscal, pero cuando hay mucho en juego o los detalles no están claros, tener a un profesional de su lado puede ahorrarle tiempo, dinero y estrés. Saber cuándo buscar ayuda es tan importante como saber cómo responder.